Fonte: Contábeis · Síntese editorial da GL Inteligência Contábil. Veja também o nosso guia de BPO Financeiro, atualizado a cada mudança de norma.
A duplicata escritural já não é mais só uma questão de entender a lei. Uma pesquisa recente mostra que o desafio das empresas brasileiras mudou de fase: agora é preciso fazer o modelo funcionar dentro da operação do dia a dia, o que inclui ajustar sistemas, prazos e processos internos. Se sua empresa recebe ou emite duplicatas, esse é um assunto que já deveria estar na sua lista de prioridades.
O que mostra o levantamento
Um estudo da V360 apontou que 63,6% das empresas analisadas citam os prazos de manifestação como um dos principais desafios de adequação à duplicata escritural. Outras 54,5% relatam dificuldades na integração e adaptação dos sistemas de gestão, os famosos ERPs. Além disso, 45,5% das empresas têm problemas para conciliar a duplicata com a nota fiscal ou a ordem de compra correspondente, e 36,4% enfrentam entraves no cadastro e na governança de novos credores.
Esses números revelam algo importante: o assunto deixou de ser teórico. Segundo Izaias Miguel, CEO da V360, a pergunta das empresas não é mais "como a duplicata escritural vai funcionar", e sim "como vamos fazer isso funcionar dentro da nossa operação". Isso significa que o tema saiu do campo da regulamentação e entrou direto na rotina financeira e operacional das empresas.
Quem é afetado e por quê
Se antes a duplicata escritural era assunto apenas de quem acompanhava a legislação, agora ela exige a participação de várias áreas da empresa ao mesmo tempo: financeiro, fiscal, contas a pagar e tecnologia. O motivo é simples: toda duplicata recebida precisa ser conferida com a operação comercial que a originou, como a nota fiscal, a ordem de compra e o cadastro do fornecedor. Sem essa conferência, a empresa não consegue decidir com segurança se aceita ou contesta o documento dentro do prazo.
Para empresas que recebem um grande volume de documentos, esse cruzamento de informações se torna ainda mais complexo. Não dá para depender de conferências manuais e isoladas quando há milhares de duplicatas para validar. É necessário um fluxo capaz de identificar rapidamente o que está correto, o que tem divergência e o que precisa de ação imediata.
Como se preparar
O levantamento também mostra como o debate evoluiu ao longo dos meses. Em dezembro, as conversas giravam em torno de entender a legislação e o funcionamento do novo modelo. Nos meses seguintes, o foco passou para os riscos financeiros envolvidos. Já em maio, o centro das discussões passou a ser integração, sistemas e adequação técnica. Essa trajetória confirma que a fase de "entender a regra" já passou, e agora é hora de colocar a operação em ordem.
Na prática, isso quer dizer que a duplicata escritural não chega como uma obrigação isolada: ela se conecta a processos que sua empresa já tem, como recebimento de notas fiscais, ordens de compra, cadastro de fornecedores, contas a pagar e conciliação financeira. Uma divergência entre a duplicata e a nota fiscal, por exemplo, pode exigir uma análise interna antes de qualquer decisão sobre o documento. Da mesma forma, qualquer mudança relacionada ao credor precisa passar por validação e manter o histórico da operação registrado, para garantir segurança e rastreabilidade.
Diante desse cenário, o caminho mais seguro é revisar, com apoio contábil e de tecnologia, se os sistemas da sua empresa conseguem cruzar automaticamente as informações de duplicatas, notas fiscais e cadastros de fornecedores. Quanto maior o volume de documentos que sua empresa processa, mais urgente é automatizar esses cruzamentos, para não depender de conferências manuais que aumentam o risco de erro e atraso na manifestação dentro do prazo.
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