Certidão Única de Débitos em SP: o que muda para sua empresa

Se sua empresa está localizada em São Paulo, prepare-se para uma mudança prática na forma de comprovar que está em dia com o Fisco estadual. A partir de 14 de outubro, entra em vigor a Certidão Única de Débitos, um documento que vai substituir a consulta separada às informações da Secretaria da Fazenda e Planejamento (Sefaz-SP) e da Procuradoria Geral do Estado (PGE). A regra foi definida pela Resolução Conjunta SFP-PGE nº 1/2026, publicada em 14 de setembro.

O que muda

Hoje, quem precisa comprovar regularidade fiscal em São Paulo pode ter que lidar com informações espalhadas entre os sistemas da Sefaz e da PGE. Com a nova certidão, isso muda: um único documento vai reunir dados sobre créditos tributários estaduais (impostos, taxas, contribuição de melhoria, multas e acréscimos legais) e também sobre débitos inscritos em dívida ativa. Na prática, é uma simplificação: em vez de consultar dois lugares, você resolve tudo em um só lugar.

A emissão será feita pelo Portal SIDEB (Sistema de Débitos), de forma eletrônica e gratuita, e estará disponível para qualquer interessado. Para pessoas jurídicas, um detalhe importante: a certidão vai considerar o CNPJ-base da empresa, o que significa que ela vai abranger a matriz e todas as filiais em um único documento. Isso pode facilitar processos como participação em licitações, obtenção de crédito ou negociações comerciais que exigem comprovação de regularidade fiscal de todo o grupo empresarial, não só de um estabelecimento isolado.

Quem é afetado

A mudança afeta diretamente empresas que operam em São Paulo e que, em algum momento, precisam comprovar regularidade fiscal junto ao Estado, seja para participar de licitações, fechar contratos, obter financiamentos ou outras exigências legais. Também afeta diretamente os profissionais da contabilidade, que passam a acompanhar esse novo formato de certidão ao cuidar da situação fiscal dos clientes.

A resolução prevê dois tipos de documento dentro desse novo modelo: a Certidão Negativa de Débitos, emitida quando não há pendências, e a Certidão Positiva com Efeitos de Negativa, emitida quando existem débitos, mas eles estão em situações específicas previstas em lei, como exigibilidade suspensa, débitos garantidos ou cobertos por decisão judicial. Essa segunda certidão tem o mesmo efeito prático da negativa, ou seja, para fins de comprovação de regularidade, funciona da mesma forma.

Prazos

A validade da certidão também muda de acordo com o perfil do contribuinte. Em regra, o documento vale por 90 dias a partir da emissão. Mas quem está inscrito no Cadastro Fiscal Positivo tem um benefício: a validade sobe para 180 dias, o dobro do prazo padrão. Vale a pena verificar se sua empresa se qualifica para esse cadastro, já que isso reduz a necessidade de emitir novas certidões com frequência.

Se as informações disponíveis nos sistemas da Sefaz-SP e da PGE não forem suficientes para emitir a certidão, você pode consultar o Relatório de Pendências Fiscais, também pelo Portal SIDEB. Para empresas, é preciso estar logado com eCNPJ ou ter poderes de representação registrados no CADESP, o cadastro de contribuintes do ICMS paulista. Depois de resolver as pendências que travam a emissão, basta solicitar a certidão novamente pelo sistema.

Outro ponto que merece atenção: certidões emitidas antes da nova regra pela Sefaz-SP ou pela PGE continuam válidas, mas apenas dentro do prazo indicado em cada documento. A partir de 14 de outubro, só valem as certidões emitidas pelo novo sistema eletrônico previsto na resolução.

Como se preparar

Se sua empresa tiver alguma pendência que impeça a emissão da certidão, a resolução prevê um caminho para regularizar a situação sem sair do sistema. É possível solicitar, pelo Portal SIDEB, a anotação de motivos jurídicos que justifiquem a liberação do documento, como um processo judicial em andamento, garantia integral do débito ou suspensão da exigibilidade. Cada pendência precisa ser tratada individualmente, e você será avisado eletronicamente sobre o resultado do pedido. Se o pedido for negado, ainda dá para recorrer, também pelo portal, dentro de 15 dias.

Na prática, o recado para empresários e gestores é claro: vale a pena revisar a situação fiscal da empresa junto ao Estado de São Paulo antes de outubro, verificar se há pendências pendentes de regularização e conferir se o CNPJ-base e os poderes de representação estão corretamente cadastrados no CADESP. Contar com o acompanhamento do seu contador nesse processo ajuda a evitar surpresas no momento de emitir a nova certidão, especialmente se sua empresa depende desse documento para contratos, licitações ou operações de crédito.