Cartórios terão nota fiscal eletrônica por ato: o que muda até 2026

Se o seu negócio envolve operações que passam por cartório, como compra e venda de imóveis, registros societários ou reconhecimento de documentos, uma mudança nos bastidores da tributação municipal vai afetar como esses serviços são cobrados e documentados. A Confederação Nacional de Municípios (CNM) publicou uma nota técnica orientando prefeituras sobre como fiscalizar o ISS cobrado pelos cartórios e como preparar esse setor para a chegada do IBS, novo imposto da reforma tributária.

O que muda

A principal orientação é que os cartórios passem a emitir um documento fiscal eletrônico específico para cada ato praticado, como uma escritura, um registro ou uma certidão. Hoje, em muitos municípios, esse detalhamento não é padronizado. Com a mudança, cada serviço prestado terá seu próprio documento, mostrando o valor cobrado e os tributos envolvidos. Isso aumenta a transparência e facilita o cruzamento de informações pelas prefeituras, o que pode significar fiscalização mais rigorosa sobre valores e enquadramentos tributários.

Outro ponto prático diz respeito à identificação fiscal de quem responde pelo cartório. Enquanto a Receita Federal não cria um modelo específico de CNPJ para esse fim, a orientação é usar o CPF do responsável pela serventia. Isso não transforma o titular do cartório em empresa, mas serve apenas para cumprir obrigações fiscais durante esse período de transição.

A nota também trata de um detalhe que impacta diretamente o valor final pago pelo cliente: a composição da base de cálculo do imposto. Se o cartório excluir valores destinados a fundos públicos ou terceiros do total tributável, essa exclusão precisa ter respaldo legal e aparecer de forma clara no documento fiscal. Na prática, isso significa menos margem para interpretações soltas sobre o que entra ou não na conta do imposto.

Quem é afetado

Empresários e famílias que lidam com cartórios em transações imobiliárias sentirão o efeito indireto dessa mudança: mais clareza nos documentos, mas também fiscalização mais apurada. Isso vale especialmente para quem compra, vende ou registra imóveis, já que a nota recomenda a integração dos cadastros municipais com o Cadastro Imobiliário Brasileiro e com o sistema nacional de registro eletrônico de imóveis. Esse cruzamento de dados ajuda os municípios a fiscalizar não só o ISS, mas também o ITBI, imposto cobrado na transferência de propriedade.

Para empresas do setor imobiliário, construtoras e incorporadoras, vale ficar atento: com mais integração de dados entre cartórios e prefeituras, inconsistências em registros ou declarações têm mais chance de serem identificadas. O mesmo vale para operações societárias registradas em cartório, que também passam a ter rastreabilidade mais precisa.

Prazos e período de transição

Os municípios têm até 31 de dezembro de 2026 para colocar em prática a emissão individualizada dos documentos fiscais por ato cartorial. Até lá, as prefeituras podem manter as regras atuais de cobrança do ISS, desde que já tenham definido um cronograma de transição. A nota também prevê situações excepcionais em que vários atos poderão ser reunidos em um único documento fiscal, mas isso dependerá de regras específicas de cada município.

Essa movimentação acontece porque o país caminha para um novo modelo de tributação sobre o consumo, criado pela reforma tributária e que inclui o IBS. Já existe um alerta anterior, feito por entidades de notários e registradores no fim de 2025, sobre dificuldades técnicas para emitir documentos fiscais com a CBS e o IBS destacados, incluindo limitações de sistemas e problemas para identificar corretamente os responsáveis pelos cartórios. A recomendação era emitir notas individualizadas sempre que possível e comunicar formalmente às autoridades quando isso não fosse viável.

Como se preparar

Se sua empresa realiza operações frequentes em cartório, vale acompanhar como o seu município vai regulamentar essas mudanças localmente, já que cada prefeitura decide o ritmo de adaptação dentro do prazo estabelecido. Para negócios do setor imobiliário ou que dependem de registros constantes, manter a documentação organizada e alinhada com o que será exigido nos novos documentos fiscais pode evitar dor de cabeça durante a transição. A tendência é que a fiscalização fique mais precisa, então qualquer inconsistência em valores ou enquadramentos tende a ser identificada com mais facilidade pelos sistemas municipais integrados.