Apuração assistida do IBS e CBS: por que só o SPED não protege sua empresa

A partir de 2027, o Fisco passa a calcular o IBS e a CBS da sua empresa por conta própria, usando os dados das notas fiscais eletrônicas emitidas e recebidas. Esse modelo, chamado de apuração assistida, já está em fase de testes, mas vai ganhar efeito financeiro real dentro de dois anos. E aqui está o ponto que exige atenção imediata: o SPED, aquele arquivo que você entrega todo mês, não traz as informações necessárias para você confirmar se o cálculo do Fisco está certo. Se sua empresa continuar confiando apenas nele, corre o risco de aceitar valores errados sem nem perceber.

O que muda

Até hoje, quem calcula o ICMS e o ISS é a própria empresa, mês a mês, estabelecimento por estabelecimento. Com a apuração assistida, essa lógica se inverte: o Fisco cruza os dados das notas fiscais eletrônicas do seu negócio, monta uma proposta de apuração já calculada e entrega para você revisar. A partir daí, você tem um prazo para confirmar os valores, corrigir o que estiver errado ou contestar o que não concorda. E aqui vem o alerta mais importante: se esse prazo passar sem resposta, o Fisco considera que está tudo certo, e o valor se transforma em dívida confirmada, mesmo que existam erros. Silêncio, nesse caso, equivale a assinar embaixo.

Essa mudança altera completamente a rotina do setor contábil da sua empresa. Em vez de montar o cálculo do zero todos os meses, o trabalho passa a ser outro: conferir, dentro do prazo, o que o Fisco já calculou. Parece mais simples, mas exige uma fonte de dados diferente do que se usa hoje.

Por que o SPED não é suficiente

O SPED funciona como um repositório de declarações que chegam depois que o mês já terminou. Já a apuração assistida trabalha com dados instantâneos, direto dos documentos fiscais eletrônicos, como notas fiscais e cupons. Ou seja, são duas velocidades diferentes: uma retrospectiva, outra em tempo real. Por isso, quem usa apenas o SPED para conferir a proposta do Fisco simplesmente não tem as informações necessárias para validar nada, e isso pode gerar impacto financeiro direto para o negócio.

Há ainda outro fator que aumenta a pressão: com o avanço do chamado Split Payment, o crédito tributário passa a depender do pagamento efetivo ao fornecedor. Isso exige um controle financeiro e uma conciliação de fluxo de caixa que vão além do que o SPED tradicional é capaz de oferecer. Um erro na emissão de uma nota fiscal, por exemplo, se transforma em passivo imediato, sem aquele tempo de folga que existia para corrigir tudo apenas no fechamento mensal.

Vale um esclarecimento importante sobre PIS e Cofins: mesmo com a previsão de extinção dessas contribuições a partir de 2027, a obrigação de entregar a EFD-Contribuições não desaparece de imediato. Isso porque ainda existem saldos credores de créditos remanescentes que precisam ser controlados.

Quem sente mais o impacto

Todos os setores serão afetados de alguma forma, mas o comércio que emite grande volume de notas fiscais deve sentir mais peso, como mercados e farmácias, que precisarão de sistemas capazes de baixar XML em lote. A lista de exemplos é ampla: postos de combustível, com muitos cupons por bomba e por frentista; redes de fast-food e restaurantes, com pedidos constantes e integração com plataformas de delivery; e-commerces e marketplaces, com alto volume de notas, vários vendedores na mesma operação e devoluções frequentes; distribuidoras e atacadistas, com muitos itens por nota e operações interestaduais; e transportadoras, que dependem do referenciamento correto de cada CT-e aos documentos de origem.

O impacto contábil também é relevante. O trabalho deixa de ser calcular manualmente e passa a ser auditar e validar o que o Fisco já calculou. Erros na emissão de notas fiscais refletem imediatamente no saldo e pressionam o fluxo de caixa. E existe um risco que se acumula silenciosamente: como o SPED não traz os dados de IBS e CBS, apenas o XML traz, quem não conferir mês a mês pode deixar erros se acumularem ao longo do ano sem perceber. Esse problema só aparece de fato no fechamento da Escrituração Contábil Digital, cujo prazo vai até o último dia útil de junho do ano seguinte, e pode se repetir na Escrituração Contábil Fiscal, que a Receita cruza automaticamente e cujo prazo termina no último dia útil de julho do ano subsequente. Ou seja, quem não confere o XML durante o ano pode acabar pagando a conta duas vezes.

Diante desse cenário, o caminho prático é claro: sua empresa precisa passar a tratar o XML das notas fiscais como fonte principal de controle tributário, não mais o SPED. Vale conversar com seu contador sobre a adoção de sistemas que façam a captura e o cruzamento automático desses arquivos, além de organizar rotinas de conferência mensal, e não apenas no fechamento anual. Quanto antes esse h