13º salário: os erros mais comuns que podem custar caro à sua empresa

O prazo para pagar a primeira parcela do 13º salário está chegando, e isso significa que sua empresa precisa revisar com cuidado os cálculos da folha. Mais do que uma obrigação burocrática, o 13º envolve regras específicas para cada tipo de situação: funcionários que entraram durante o ano, quem recebe comissões ou horas extras, afastamentos e adiantamentos já feitos. Um erro nesse cálculo pode gerar pagamento a menor (com risco trabalhista) ou a mais (com prejuízo financeiro desnecessário).

Quem é afetado

Toda empresa com empregados contratados pela CLT precisa ficar atenta, mas o cuidado redobra em alguns casos específicos: funcionários admitidos ao longo do ano, trabalhadores com remuneração variável (comissões, horas extras habituais, adicionais), quem passou por afastamento ou licença, e quem já recebeu parte do 13º adiantado, inclusive durante as férias. Cada uma dessas situações exige um tratamento diferente no cálculo, e tratar todo mundo da mesma forma é justamente onde mora o perigo.

Um erro frequente é calcular o 13º como se fosse integral para quem não trabalhou o ano todo. A regra correta é proporcional aos meses trabalhados, considerando mês cheio quando o funcionário atuou por pelo menos 15 dias naquele período. Um empregado admitido em maio, por exemplo, pode ter direito a oito meses de 13º ou menos, dependendo da data exata de admissão. O risco existe nos dois sentidos: pagar a mais do que deveria, ou esquecer de contar um mês que o trabalhador tem direito.

Outro ponto sensível é a remuneração variável. Se o funcionário recebe comissões, horas extras habituais ou adicionais que fazem parte do salário, isso também entra no cálculo do 13º, não apenas o salário fixo. Usar só o valor fixo pode significar pagamento abaixo do devido. Como parte desses valores de novembro e dezembro pode não estar fechada ainda no momento do adiantamento, é preciso ficar atento também aos ajustes que podem ser necessários depois, na hora de fechar o cálculo final.

Afastamentos e licenças também mudam a conta. Cada motivo de afastamento (doença, acidente, licença-maternidade) tem uma regra própria sobre quem paga e como calcular. Por isso, antes de fechar a folha, o ideal é analisar individualmente cada caso, em vez de aplicar uma fórmula única para todos os funcionários.

Os descontos de INSS e Imposto de Renda também costumam gerar confusão. A primeira parcela do 13º é, em regra, um adiantamento de metade do valor, sem esses descontos. Eles entram na segunda parcela, junto com a apuração final. Misturar isso com os descontos do salário mensal normal pode bagunçar os recibos e criar inconsistências na folha. O FGTS, por sua vez, segue regra própria e precisa ser observado na competência certa do pagamento.

Vale lembrar ainda que, se o funcionário já recebeu parte do 13º durante o ano (por exemplo, junto com as férias), esse valor precisa ser abatido do total na hora de fechar a conta. Esquecer esse adiantamento pode gerar pagamento em dobro; registrar errado pode criar diferenças tanto na folha quanto nos encargos recolhidos.

Prazos que você precisa guardar

A primeira parcela do 13º deve ser paga até 30 de novembro. A segunda tem prazo legal até 20 de dezembro, mas em 2026 essa data cai num domingo, então o pagamento precisa ser antecipado para sexta-feira, 18 de dezembro. Perder esses prazos pode trazer fiscalização trabalhista e aplicação de sanções, além de a empresa continuar devendo o valor ao trabalhador de qualquer forma. Por isso, o calendário interno de pagamentos deve levar em conta o fechamento da folha, a conferência dos cálculos, a disponibilidade de caixa e os trâmites bancários, não apenas a data limite.

Como se preparar

Antes de fechar a folha do 13º, vale revisar: as datas de admissão e quantos meses contam para cada funcionário; os valores de comissões, horas extras e adicionais que entram no cálculo; os afastamentos e licenças de cada caso; os adiantamentos já pagos, inclusive nas férias; as rubricas e informações lançadas no eSocial; a apuração correta dos descontos em cada parcela; e as datas de pagamento da primeira e segunda parcela. Para escritórios de contabilidade, esse também é o momento de manter uma comunicação clara com os clientes sobre prazos, documentos pendentes e situações