SPED Fiscal: como preencher a EFD ICMS/IPI com a Reforma Tributária

Se sua empresa envia o SPED Fiscal todo mês, preste atenção: o Sped acaba de atualizar o material de Perguntas Frequentes da EFD ICMS/IPI, agora na versão 7.8. O documento traz esclarecimentos importantes sobre como lançar as informações na escrituração depois das mudanças nos documentos fiscais eletrônicos provocadas pela Reforma Tributária, além de revisar dúvidas antigas e incluir orientações novas sobre pagamentos eletrônicos, créditos de ICMS e notas de serviço.

O ponto mais importante para quem já está de olho na Reforma Tributária é este: os novos tributos, IBS, CBS e Imposto Seletivo, não são apurados dentro da EFD ICMS/IPI. Ainda assim, sua escrituração precisa continuar batendo com os campos correspondentes nos documentos fiscais eletrônicos. Ou seja, mesmo sem calcular esses tributos ali, você não pode ignorar a necessidade de manter a coerência entre o que está na nota fiscal e o que está no SPED.

O que muda na prática

Além desse esclarecimento central, o material reforça regras que já existiam, mas que ainda geram dúvida na rotina contábil. Um exemplo é a obrigatoriedade de entrega mesmo quando não há movimento: a empresa sem operações no período continua precisando preencher os registros obrigatórios, incluindo os blocos de apuração do ICMS com abertura e fechamento, mesmo que os valores sejam zero. O manual deixa claro que um campo zerado não é a mesma coisa que um campo vazio, então não dá para simplesmente deixar de preencher.

Outro ponto prático diz respeito aos pagamentos por Pix, cartões e outros meios eletrônicos. O documento detalha como declarar esses valores nos registros 1600 e 1601, explicando o que entra (vendas recebidas por cartão, transferências, pagamentos instantâneos e valores informados por intermediadores como marketplaces) e o que deve ficar de fora (estornos, cancelamentos, multas e juros). Essa separação é essencial para quem vende por plataformas digitais e precisa prestar contas corretamente ao Fisco.

Também há uma orientação específica sobre créditos de ICMS do ativo imobilizado: o cálculo das parcelas mensais desse crédito deve ser feito no bloco G (CIAP), e não nos registros comuns de nota fiscal (C100, C170, C190). Isso é relevante para empresas que compram máquinas, equipamentos ou outros bens para uso próprio e precisam acompanhar a apropriação do crédito ao longo do tempo.

Quem precisa ficar atento

As orientações valem para qualquer empresa obrigada a entregar a EFD ICMS/IPI, mas alguns pontos merecem destaque conforme o perfil do negócio. Empresas do Distrito Federal, por exemplo, têm uma regra diferente: ao contrário do restante do país, onde notas de serviço emitidas pela prefeitura (sujeitas ao ISS) não entram na escrituração, no DF é preciso informar o bloco B, mesmo sem movimentação nesse bloco. Já negócios com matriz e filiais podem usar o certificado digital de um estabelecimento para assinar os arquivos de outros, desde que respeitadas as condições do manual.

Vale lembrar ainda que a retificação da escrituração segue regras específicas, que variam conforme o estado e, em alguns casos, exigem autorização do Fisco estadual ou da Receita Federal, no caso do IPI. Antes de enviar um arquivo retificador, o ideal é confirmar os procedimentos aplicáveis à sua unidade federativa, já que não existe um padrão único para todos os casos.

Para quem lida no dia a dia com o preenchimento dos registros, o material também traz orientações pontuais, como a não inclusão do código do participante em notas fiscais canceladas e o tratamento de notas fiscais conjugadas que misturam produtos e serviços sujeitos ao ISS. São detalhes que, se ignorados, podem gerar inconsistências na escrituração e dor de cabeça em uma eventual fiscalização.

Na prática, o recado para você, empresário ou gestor, é simples: mesmo que a Reforma Tributária ainda não exija o cálculo de IBS, CBS e Imposto Seletivo dentro da EFD ICMS/IPI, sua empresa precisa manter a escrituração alinhada com os novos documentos fiscais. O ideal é repassar essas orientações ao time contábil responsável pelo SPED Fiscal e, em caso de dúvida sobre um lançamento específico, consultar o manual completo disponível no portal do Sped antes de transmitir ou retificar qualquer arquivo.