Shopping center: como organizar documentos para evitar ação de lojista

Se você administra ou tem participação em um shopping center, a forma como organiza os documentos que comprovam as despesas cobradas dos lojistas pode ser decisiva em uma disputa judicial. Isso porque, embora a lei garanta liberdade para negociar contratos nesses empreendimentos, quem administra precisa conseguir mostrar, a qualquer momento, como cada valor foi calculado e dividido entre os comerciantes. A recomendação de especialistas é simples na teoria, mas exige disciplina na prática: manter os registros organizados por pelo menos dez anos.

O que a lei exige de quem administra um shopping

A Lei do Inquilinato prevê que o lojista, sozinho ou por meio de uma entidade de classe, pode exigir a comprovação das despesas cobradas a cada 60 dias. Até pouco tempo, havia dúvida se esse prazo de 60 dias também limitava o direito do lojista de cobrar essa prestação de contas na Justiça. O Superior Tribunal de Justiça (STJ) resolveu parte dessa dúvida: decidiu que os 60 dias são apenas um intervalo mínimo para pedidos administrativos, e não um prazo que, uma vez vencido, impede o lojista de buscar a comprovação depois.

O ponto que ainda gera incerteza é outro: por quanto tempo o lojista pode entrar na Justiça pedindo essa prestação de contas. Parte da jurisprudência aplica o prazo geral de dez anos, previsto no Código Civil para ações desse tipo. Mas decisões mais recentes do próprio STJ caminham para reduzir esse prazo para três anos, por entender que a prestação de contas deveria seguir a mesma lógica usada para cobranças de aluguel e encargos. Como os tribunais ainda não bateram o martelo, o mais seguro para quem administra um shopping é se preparar para o cenário mais exigente, que é o prazo de dez anos.

Quem é afetado e por quê

Essa questão afeta diretamente empreendedores e administradoras de shopping centers, que respondem perante os lojistas por todas as despesas rateadas, como condomínio, fundo de promoção e outros encargos comuns. Segundo o advogado Gabriel Ferreira Gambôa, sócio do Vieira e Serra Advogados, um dos maiores desafios está justamente em comprovar esses encargos compartilhados, porque cada tipo de despesa exige uma forma diferente de comprovação.

Isso significa que prestar contas não é simplesmente juntar recibos de tudo. Valores já fixados em contrato, como o próprio aluguel, podem ser comprovados pelo contrato em si. Já as despesas comuns previstas em orçamento, como manutenção das áreas compartilhadas, precisam vir acompanhadas do orçamento aprovado e do critério usado para dividir o custo entre as lojas. As despesas que já foram efetivamente pagas, por sua vez, exigem os comprovantes correspondentes. Essa distinção também apareceu em uma decisão do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios, que afastou a exigência de recibos individuais de cada despesa em uma cobrança de quase R$ 1 milhão contra um lojista, entendendo que, para encargos comuns, bastam o orçamento aprovado, as atas de assembleia e a memória de cálculo do rateio.

Como se preparar na prática

Segundo Gambôa, o principal cuidado dos empreendedores e administradoras deve ser justamente a organização das despesas cobradas dos lojistas. Manter orçamentos prévios, critérios de rateio bem definidos e documentos que comprovem os valores é o que garante transparência, cumpre a exigência legal e reduz o risco de disputas na Justiça. Além da organização documental, o advogado reforça a importância de fazer prestações de contas periódicas em assembleia, registrar tudo em ata e responder com rapidez e por escrito a qualquer solicitação dos lojistas.

Na prática, isso quer dizer que seu escritório ou departamento financeiro precisa tratar a gestão documental do shopping como parte da rotina, e não como algo a ser resolvido apenas quando surge uma cobrança ou uma ação judicial. Como o entendimento sobre o prazo de prescrição ainda está em disputa nos tribunais, manter uma década de histórico organizado é a forma mais segura de evitar surpresas e de ter, a qualquer momento, como provar que os valores cobrados dos lojistas foram calculados e divididos de forma correta.