Retenção de INSS 3,5%: quando dá para excluir materiais da base?

Se a sua empresa contrata prestadoras de serviço que recolhem a Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB), fique atento: um erro comum na hora de calcular a retenção de 3,5% é achar que basta o contrato prever o fornecimento de materiais ou equipamentos para reduzir a base de cálculo. A Receita Federal esclareceu, por meio de uma solução de consulta, que isso não é suficiente. Sem o cumprimento de requisitos específicos, a retenção incide sobre o valor total da nota, mesmo que parte do serviço envolva materiais ou uso de equipamentos.

O que muda na prática

A orientação da Receita confirma que a exclusão de materiais e equipamentos da base de cálculo da retenção depende do cumprimento de regras detalhadas na Instrução Normativa RFB nº 2.110/2022, especificamente nos artigos 116 a 119. Ou seja, o simples fato de o contrato mencionar que a contratada vai fornecer materiais ou usar equipamentos próprios não garante, por si só, o direito de descontar esses valores da base sobre a qual incide o percentual de retenção.

O ponto central é a discriminação dos valores. Se a nota fiscal ou fatura não detalhar separadamente quanto corresponde a mão de obra e quanto corresponde a materiais ou equipamentos, a retenção será calculada sobre o valor bruto total. Isso vale tanto para contratos que já individualizam esses valores quanto para aqueles que apenas citam genericamente o fornecimento, sem especificar quantias. Na prática, isso significa que contrato e nota fiscal precisam ser conferidos em conjunto, não isoladamente.

Quais documentos sua empresa precisa verificar

Segundo a norma, a exclusão de materiais e equipamentos (próprios ou de terceiros, exceto os manuais) exige três condições: discriminação no contrato, discriminação na nota fiscal ou fatura, e comprovação por meio de documentos de aquisição dos materiais ou contratos de locação dos equipamentos. Esses comprovantes precisam ficar disponíveis para apresentação em caso de fiscalização. Há ainda regras específicas para situações em que o fornecimento está previsto no contrato, mas sem individualização dos valores, por isso vale consultar o conjunto completo dos artigos 116 a 119, que também trazem limites aplicáveis conforme o tipo de serviço.

Esse exemplo mostra por que a documentação importa tanto. Não é possível simplesmente lançar uma parcela da nota como "material" para reduzir o valor retido: é preciso que o enquadramento esteja correto e que todos os requisitos da norma estejam atendidos, com os comprovantes guardados.

Como se preparar

Para evitar erros no cálculo da retenção, a conferência deve seguir uma sequência lógica antes de aplicar o percentual de 3,5%. Primeiro, é preciso confirmar se o serviço contratado está mesmo sujeito à retenção previdenciária. Depois, verificar se a prestadora está enquadrada na CPRB no período da prestação do serviço. Em seguida, identificar corretamente a base de cálculo, cruzando as informações do contrato, da nota fiscal e dos comprovantes de aquisição ou locação. Só então o percentual correspondente deve ser aplicado.

Vale lembrar que a retenção de 3,5% continua valendo durante o período de transição entre 2025 e 2027 para as contratações abrangidas pela regra. Isso significa que, mesmo com mudanças em andamento no sistema tributário, essa obrigação não desaparece no curto prazo, e a análise cuidadosa dos requisitos para excluir materiais e equipamentos da base de cálculo continua sendo necessária em cada contratação.

Na prática, o recado para empresas que contratam serviços com previsão de materiais ou equipamentos é simples: revise contratos, exija notas fiscais detalhadas e mantenha a documentação comprobatória organizada. Isso evita tanto o pagamento a maior de retenção quanto o risco de autuação por exclusões feitas sem respaldo documental.