Reforma Tributária: 95% das empresas correm risco de ter notas fiscais rejeitadas

Se a sua empresa ainda não mexeu nos cadastros fiscais para se adequar à Reforma Tributária, você não está sozinho, mas está correndo um risco real. Uma pesquisa recente da IOB, feita com 967 empresas de diferentes portes e regimes tributários, mostra que apenas 5,18% dos entrevistados já atualizaram os cadastros de produtos para atender às novas regras da CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) e do IBS (Imposto sobre Bens e Serviços). Isso quer dizer que a esmagadora maioria, cerca de 95%, ainda tem essa tarefa pela frente, e o prazo está mais próximo do que parece.

A transição da Reforma Tributária já começou, em janeiro de 2026, e partir de 3 de agosto deste ano as regras ficam mais rígidas: empresas que não preencherem corretamente as novas informações tributárias nas notas fiscais podem simplesmente não conseguir emitir esses documentos. Na prática, isso trava vendas, atrasa entregas e pode gerar penalidades. Não é um ajuste burocrático que pode esperar, é uma condição para a empresa continuar operando normalmente.

O que os números da pesquisa revelam

O levantamento da IOB, realizado entre abril e maio de 2026, escancara um problema de informação dentro das empresas. Quase metade dos entrevistados nem sabe que um erro no preenchimento dos campos de IBS e CBS pode impedir a emissão da nota fiscal. Outra parcela relevante até conhece o assunto, mas ainda não tirou nada do papel. Veja como os dados se distribuem:

Situação da empresa	Percentual
Já atualizou os cadastros de produtos	5,18%
Conhece o tema, mas não iniciou a preparação	25,18%
Não sabe que erros podem impedir a emissão de notas	48,29%

Esses números mostram que o problema não é só de execução, é de percepção. Muitas empresas ainda enxergam a Reforma Tributária como uma discussão distante, ligada a leis e alíquotas, e não como algo que vai interferir diretamente na rotina de emitir notas fiscais, faturar e manter o caixa girando.

Quem precisa se preparar agora

A pesquisa reuniu empresas de diferentes perfis: 75,6% são optantes pelo Simples Nacional, 21,6% estão no regime normal (Lucro Presumido ou Lucro Real) e 2,8% são MEIs. Ou seja, o alerta vale para negócios de todos os tamanhos e regimes, não é uma preocupação restrita a grandes empresas com departamentos fiscais robustos. Pelo contrário: quem tem estrutura menor tende a sentir mais o impacto de uma nota rejeitada, porque isso pode significar atraso no recebimento e problemas com clientes e fornecedores.

Segundo Osvaldo Meneghel, diretor de Produto da IOB, a mudança altera a própria lógica de emitir uma nota fiscal. Não basta preencher os campos de qualquer jeito: o preenchimento correto das informações tributárias passa a ser condição para o recolhimento correto dos tributos e para a continuidade das operações da empresa. Em outras palavras, o erro deixou de ser só um problema contábil e virou um risco operacional que pode travar o negócio.

Automação como caminho para reduzir riscos

A pesquisa também perguntou como as empresas pretendem lidar com a atualização dos dados fiscais. A maioria, 64,70%, gostaria que esse processo fosse feito de forma automática. Outros 29,52% admitem não saber nem por onde começar, e apenas 5,78% pretendem fazer as alterações manualmente. Esse cenário reforça que controlar manualmente as novas regras tributárias, que envolvem milhares de combinações e classificações fiscais, está cada vez mais inviável para a maioria dos negócios.

Entre as opções disponíveis no mercado está o IOB Emissor, um software de emissão de notas fiscais com recurso de validação tributária que verifica as informações antes de enviar o documento para a Secretaria da Fazenda. Ferramentas assim ajudam a identificar inconsistências, corrigir erros de preenchimento e automatizar o cálculo de impostos, reduzindo o retrabalho e o risco de a nota ser rejeitada.

O recado prático é simples: revisar cadastros de produtos, classificações fiscais e parametrizações usadas na emissão de documentos eletrônicos não pode ficar para depois. Um erro nesses campos pode significar recolhimento indevido de tributos, problemas com o Fisco e, no limite, notas fiscais rejeitadas a partir de agosto. Quanto antes sua empresa mapear essas informações e buscar apoio técnico, seja com o time contábil, seja com ferramentas de automação, menor a chance de sofrer com paralisações e perda de faturamento na reta final da transição.