Fonte: Jornal Contábil · Síntese editorial da GL Inteligência Contábil. Veja também o nosso guia de Trabalhista e Folha, atualizado a cada mudança de norma.
Se você administra ou presta serviços contábeis para uma escola particular, já deve estar no meio dos cálculos do reajuste de mensalidade para 2027. Mas há um detalhe que costuma passar batido no planejamento: definir um percentual de aumento que cubra os custos não garante que esse dinheiro realmente vai entrar no caixa. A inadimplência pode consumir boa parte, ou quase todo, o ganho esperado com o reajuste, e isso muda a forma como o cálculo precisa ser feito.
O que diz a lei sobre o reajuste
A Lei nº 9.870/1999 define as regras para o cálculo das mensalidades escolares. O valor deve partir da última parcela cobrada legalmente no ano anterior, multiplicada pelo número de parcelas do período letivo. Sobre essa base, a escola pode aplicar acréscimos, desde que eles reflitam o aumento real de custos com pessoal, manutenção, materiais pedagógicos e melhorias na qualidade do ensino, tudo comprovado em uma planilha de custos. A lei também exige que o valor da mensalidade, a proposta de contrato e o número de vagas por sala sejam divulgados com pelo menos 45 dias de antecedência da data final de matrícula, o que obriga a escola a fechar essas contas com antecedência.
Um ponto importante: a inadimplência não pode entrar nessa planilha como justificativa para aumentar o valor cobrado de todos. A lei não autoriza usar o calote de alguns responsáveis para elevar a mensalidade de quem paga em dia. Isso significa que o reajuste precisa ser calculado só com base nos custos reais da operação, enquanto o problema da inadimplência tem que ser resolvido por outro caminho: gestão de cobrança.
Quanto a inadimplência pode custar
Uma simulação feita para uma escola com 600 alunos ajuda a dimensionar o problema. Com um reajuste de 6,69%, a receita adicional esperada ao longo de um ano seria de cerca de R$ 972 mil, se todas as mensalidades fossem pagas em dia. Mas, considerando uma inadimplência de 6% sobre a receita anual, o valor que deixa de entrar no prazo equivale a aproximadamente 95,6% do ganho projetado com o reajuste. Ou seja: mesmo aumentando os preços corretamente, a escola pode terminar o ano com quase nenhum dinheiro a mais disponível de fato.
É importante lembrar que inadimplência não é sinônimo de perda definitiva: parte dos valores atrasados costuma ser recuperada depois, por meio de renegociação ou cobrança. O problema é que, enquanto esse dinheiro não entra, o fluxo de caixa, os pagamentos a fornecedores e funcionários e os planos de investimento da escola ficam pressionados. Por isso, reajustar a mensalidade não é garantia de que a instituição vai ter mais dinheiro disponível no dia a dia.
Como calcular o reajuste na prática
Para chegar a um percentual de reajuste tecnicamente justificado, a escola precisa levantar todas as despesas que sustentam a operação: salários e encargos, manutenção predial, energia, materiais pedagógicos, contratos com fornecedores e investimentos necessários para manter a qualidade do ensino. Outro número importante é o custo por aluno pagante, que mostra quanto a escola precisa arrecadar de cada estudante para cobrir as despesas e continuar funcionando de forma saudável. Uma instituição com custos em alta e menos alunos pagantes, por exemplo, sente mais pressão sobre a receita, mesmo sem ter mudado sua estrutura física.
O caminho inverso também vale a pena ser olhado: melhorar a cobrança e reduzir a inadimplência tem efeito parecido ao de aumentar a mensalidade. Na simulação citada, cada ponto percentual a menos de inadimplência equivale a cerca de 1,06% de reajuste adicional sobre a receita que realmente entra no caixa. Na prática, isso quer dizer que uma escola que consegue baixar a inadimplência de 6% para 5%, por exemplo, ganha fôlego financeiro sem precisar cobrar mais dos responsáveis que já pagam em dia.
Cobrança precisa começar antes da rematrícula
Como o reajuste sozinho não resolve o problema do caixa, o ideal é que a escola organize sua estratégia de cobrança antes do período de rematrículas de 2027. Isso envolve lembretes antes do vencimento, avisos quando o pagamento atrasa e opções de negociação para quem está com dificuldade, tudo adaptado ao histórico de cada família. Essa organização ajuda a tornar o fluxo de caixa mais previsível e evita que a escola precise recorrer a medidas mais duras lá na frente.
A legislação também impõe limites a essa cobrança. A instituição pode recusar a renovação de matrícula de quem está inadimplente, conforme prevê a lei, mas é proibido usar sanções pedagógicas, como impedir provas ou reter documentos escolares, como forma de pressionar o pagamento. Por isso, a cobrança precisa ser firme, mas também cuidadosa com o relacionamento com as famílias.
Na prática, o recado para gestores escolares e contadores é claro: o reajuste de mensalidade deve ser calculado com base técnica, apoiado na planilha de custos exigida por lei, mas a saúde financeira da escola depende, em igual medida, de uma gestão ativa da cobrança e da inadimplência. Tratar os dois assuntos separadamente, cada um com sua estratégia própria, é o que vai garantir que o aumento definido para 2027 realmente se transforme em caixa disponível.
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