O fornecedor mais barato pode custar mais com a Reforma Tributária

Com a Reforma Tributária, escolher fornecedor deixará de ser uma conta simples de comparar preços. A partir de julho de 2026, com efeitos práticos já em agosto, o valor de uma proposta comercial não será mais suficiente para saber qual opção é realmente mais vantajosa para o seu negócio. O motivo é o crédito tributário: dependendo do regime do fornecedor, da natureza da compra e de como a nota fiscal é emitida, um fornecedor mais barato pode gerar um custo efetivo maior do que um concorrente mais caro.

Isso acontece porque, no regime regular do IBS e da CBS, os créditos gerados nas compras podem ser usados para abater os débitos das vendas da própria empresa. Ou seja, quanto mais crédito uma compra gerar, menor será o custo tributário líquido dela. Essa lógica é típica das relações entre empresas (o chamado B2B) e praticamente não existe para o consumidor final, que não aproveita esse tipo de crédito.

O que muda na prática

Um exemplo ajuda a entender o impacto. Imagine que sua empresa recebe duas propostas para o mesmo serviço: uma de R$ 100 mil, com R$ 7 mil de crédito aproveitável, e outra de R$ 104 mil, com R$ 13 mil de crédito. Olhando só o preço, a primeira parece mais barata. Mas, ao considerar o crédito, o custo líquido estimado da primeira fica em R$ 93 mil, enquanto o da segunda cai para R$ 91 mil. Ou seja, a proposta "mais cara" acaba sendo mais econômica no final das contas. Vale reforçar: esse é um exemplo ilustrativo, e o crédito real depende do regime das empresas envolvidas, das alíquotas aplicáveis e de regras específicas da legislação.

Mais do que isso: receber a nota fiscal com o crédito destacado não garante que ele estará disponível de fato. A Lei Complementar nº 214 exige que a apropriação do crédito seja feita separadamente para IBS e CBS, com comprovação por documento fiscal eletrônico correto. Enquanto os mecanismos de split payment e recolhimento pelo adquirente não estiverem implementados, a apropriação do crédito depende do destaque correto de IBS e CBS na nota. Um erro de preenchimento, uma classificação equivocada ou uma correção demorada podem atrasar ou comprometer o crédito que a sua empresa esperava usar.

Quem é afetado e quando

A partir de 3 de agosto de 2026, empresas do regime regular precisarão preencher os campos de IBS e CBS nos documentos fiscais eletrônicos, com a alíquota de teste de 1% (0,9% de CBS e 0,1% de IBS). Sem esse preenchimento correto, a nota pode ser rejeitada pelo sistema autorizador, afetando faturamento, recebimentos, pagamentos e até entregas. Embora 2026 seja um período de teste, com caráter informativo para quem cumprir as obrigações acessórias, o impacto operacional já será real: sistemas desatualizados e cadastros incorretos podem travar a emissão de documentos fiscais.

Há ainda uma camada extra de complexidade para quem compra de fornecedores optantes pelo Simples Nacional. Entre 1º e 30 de setembro de 2026, essas empresas poderão escolher entre manter IBS e CBS na guia única do Simples ou migrar para o regime regular desses dois tributos, com efeitos entre janeiro e junho de 2027. Se o fornecedor permanecer na guia única, ele não poderá aproveitar créditos próprios de IBS e CBS, mas o cliente do regime regular ainda poderá se creditar em valor equivalente ao pago pelo fornecedor. Se o fornecedor optar pelo regime regular, passa a participar normalmente da sistemática de débitos e créditos. Isso significa que um fornecedor do Simples não é automaticamente pior nem melhor: tudo depende da combinação entre preço, crédito gerado e demais condições da negociação.

Situação do fornecedor	Efeito no crédito do comprador
Regime regular, documento correto	Crédito integral conforme destaque na nota
Regime regular, erros recorrentes na nota	Crédito pode atrasar ou ser comprometido
Simples Nacional, guia única	Comprador se credita em valor equivalente ao pago pelo fornecedor
Simples Nacional, optante pelo regime regular	Passa a gerar crédito pela sistemática regular

Como se preparar

O primeiro passo é entender que o preço da proposta é só parte da equação. Sua empresa precisa avaliar quanto será pago, quanto poderá ser recuperado em crédito e, principalmente, quando esse crédito estará disponível. Um fornecedor com preço baixo, mas com histórico de erros nas notas, demora nas correções ou classificações inadequadas, pode gerar custos escondidos: retrabalho da equipe, atraso em pagamentos e diferença entre o crédito esperado e o efetivamente aproveitado.

Vale priorizar a análise nos fornecedores que representam parcela relevante dos seus custos, têm contratos recorrentes ou são difíceis de substituir. Acompanhe a frequência de notas rejeitadas, o tempo de correção de erros e a diferença entre o crédito estimado e o crédito realmente reconhecido na apuração. Uma falha isolada durante a fase de adaptação não é motivo para alarme, mas erros repetidos e falta de controle por parte do fornecedor merecem atenção redobrada, já que podem indicar um problema estrutural que vai continuar afetando sua empresa nos próximos meses.

Por fim, é essencial que as áreas de compras, financeiro, fiscal e contabilidade da sua empresa conversem entre si. Uma renegociação ou mudança de fornecedor decidida isoladamente por uma área, sem alinhamento com as demais, pode gerar divergências entre o que foi contratado, pago, documentado e considerado na apuração dos tributos. Com agosto de 2026 se aproximando, o momento é de revisar contratos, mapear riscos na cadeia de fornecedores e simular cenários, para que a decisão de compra continue sendo baseada no custo real, e não apenas no valor que aparece na proposta.