NFS-e tem novas regras: cliente poderá aceitar ou rejeitar a nota

A Nota Fiscal de Serviços eletrônica, a NFS-e, está passando por uma atualização importante que vai exigir mais atenção de empresas e contadores na hora de emitir e conferir documentos fiscais. A principal novidade é que o cliente que contrata o serviço (o chamado tomador) agora poderá registrar formalmente se aceita ou rejeita a nota fiscal recebida, algo que não existia dessa forma até então. As mudanças foram oficializadas por um ato técnico publicado em 1º de outubro, que traz duas notas técnicas com alterações no formato da nota, nas regras de validação e nos campos ligados aos novos tributos da Reforma Tributária, o IBS e a CBS.

O que muda na prática

A principal novidade é a criação de um recurso que permite ao tomador do serviço se manifestar sobre a nota fiscal recebida. Existem duas opções possíveis: aceitar a nota, confirmando que o serviço foi realmente prestado, ou rejeitá-la, quando há alguma divergência ou quando a empresa simplesmente não reconhece aquela operação. As duas opções não podem ser usadas ao mesmo tempo, e é importante entender que essa manifestação não cancela a nota automaticamente, apenas registra a posição do cliente.

Isso significa que empresas vão precisar organizar um processo interno para conferir as notas que recebem: checar se o serviço corresponde ao que foi contratado, se os valores batem e se os dados estão corretos antes de aceitar ou rejeitar o documento. Para quem terceiriza serviços com frequência, esse controle passa a ser ainda mais relevante.

Outra mudança relevante envolve os dados cadastrais. A partir de agora, a nota poderá ser rejeitada automaticamente se o município informado para o cliente não bater com o que está registrado no CPF ou CNPJ dele. Ou seja, um erro de endereço que antes passava despercebido agora pode travar a emissão da nota. Por isso, vale a pena revisar o cadastro de clientes para evitar dor de cabeça.

Quem é afetado

Essas mudanças afetam diretamente empresas que emitem ou recebem notas fiscais de serviço, escritórios de contabilidade que cuidam dessa rotina para seus clientes, e também os fornecedores de sistemas de emissão, que precisam adaptar seus softwares. Negócios que atuam com comércio exterior e condomínios também têm pontos específicos a observar, já que foram criados novos campos para ajustes na base de cálculo do IBS e da CBS em operações internacionais, além de um código específico para identificar taxas de condomínio que não geram ISSQN.

Vale destacar que uma das novidades, a opção de pagamento "Sem cobrança" na NFS-e Via, já está em fase de testes desde 5 de outubro e deve valer de verdade a partir de 19 de outubro. É importante não confundir esse período de testes com a aplicação real da mudança, para evitar decisões equivocadas antes da data certa.

Como se preparar

O recado para empresários e gestores é claro: não dá para deixar essa atualização para depois. Mesmo parecendo um assunto técnico, o impacto é direto na rotina financeira e fiscal do negócio, podendo gerar rejeição de notas, atrasos e retrabalho se os sistemas e cadastros não estiverem em dia. O primeiro passo é conversar com quem fornece o sistema de emissão de notas da empresa e confirmar se ele já está preparado para as novas regras.

Em seguida, vale revisar os dados cadastrais de clientes e fornecedores, principalmente informações como CPF, CNPJ e município, já que pequenas divergências agora podem travar a emissão do documento. Também é hora de definir, dentro da empresa, quem vai ficar responsável por conferir as notas recebidas e como lidar com eventuais rejeições. Empresas que atuam com comércio exterior ou que administram condomínios devem dar atenção redobrada aos novos campos criados especificamente para essas situações.

No fim das contas, essa atualização da NFS-e reforça algo que já é rotina para quem trabalha com contabilidade: cadastros atualizados e processos bem organizados evitam problemas maiores lá na frente. Conversar com seu contador agora, antes que as mudanças entrem em vigor em produção, é o caminho mais seguro para não ser pego de surpresa e manter a emissão de notas fiscais sem interrupções.