Fonte: Contábeis · Síntese editorial da GL Inteligência Contábil. Veja também o nosso guia de Fiscal e Obrigações, atualizado a cada mudança de norma.
Se o seu negócio emite nota fiscal eletrônica, fique atento: uma nova regra vai mudar a forma como o sistema da sua empresa se comunica com o Fisco para autorizar NF-e e NFC-e. A mudança tem prazo para valer a partir de 2027, mas já exige planejamento agora, especialmente se você depende de um sistema próprio ou de um fornecedor de software fiscal.
A novidade está em uma nota técnica que trata dos procedimentos de autorização desses documentos. Na prática, ela extingue um modelo de envio que muitas empresas ainda usam e também limita a quantidade de notas que podem ser enviadas de uma vez só no caso da NFC-e, aquela nota emitida para o consumidor final.
O que muda
Hoje existem duas formas de pedir autorização para emitir uma nota fiscal: a síncrona, em que o sistema envia o documento e já recebe a resposta na mesma comunicação, e a assíncrona, em que a empresa manda um lote de notas e consulta o resultado depois, em outro momento. A partir de 2027, só vai existir o modelo síncrono. Isso significa que sistemas que ainda dependem do envio em lote com consulta posterior precisarão ser ajustados.
Outra mudança importante é para quem emite NFC-e: os lotes passarão a aceitar apenas um documento fiscal por vez. Hoje é possível enviar vários documentos agrupados, mas esse formato deixará de existir dentro das novas regras.
Também está prevista a desativação do serviço de inutilização de numeração de NF-e e NFC-e em três estados: Acre, Bahia e São Paulo. Esse serviço é usado quando uma empresa precisa avisar ao Fisco que um número de nota não será utilizado, por exemplo, em caso de quebra na sequência numérica. Com o fim dessa obrigação nesses estados, a empresa não vai mais precisar enviar esse pedido formalmente, mas ainda deve manter o controle interno dessas numerações não usadas.
Prazos
As mudanças na autorização da NF-e e no envio de NFC-e seguem um cronograma dividido em duas etapas: primeiro nos ambientes de teste, depois em produção, quando a regra passa a valer de verdade no dia a dia das empresas. Já a desativação da inutilização de numeração nos três estados mencionados segue um calendário próprio, ligado a normas específicas de cada Secretaria da Fazenda.
Quem é afetado e como se preparar
A mudança afeta diretamente empresas que emitem NF-e e NFC-e, os profissionais contábeis que acompanham essas obrigações e os fornecedores de sistemas fiscais, que precisam adaptar seus softwares para o novo modelo. Se sua empresa usa um sistema terceirizado, vale perguntar diretamente ao fornecedor se ele já está se preparando para essas mudanças.
O ponto mais importante aqui é não deixar para a última hora. Como o modelo assíncrono deixará de existir, sistemas que ainda operam dessa forma vão parar de funcionar corretamente para emitir notas quando a regra entrar em vigor em produção. O mesmo vale para quem envia NFC-e em lotes com mais de um documento: será preciso adequar o processo para o envio individual.
Testar com antecedência, já no período de homologação previsto para fevereiro de 2027, é a forma mais segura de identificar problemas antes que eles afetem a emissão real de notas fiscais. Também é importante verificar, junto à Secretaria da Fazenda do seu estado, como ficará o controle de numeração não utilizada nos locais onde a inutilização será dispensada, já que o controle interno continuará sendo responsabilidade da empresa.
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