NF-e de mercadoria recusada: as novas regras que sua empresa precisa seguir

Se a sua empresa vende e entrega mercadorias, preste atenção: já está em vigor uma nova regra que muda como você deve lançar, na nota fiscal eletrônica, os casos em que o cliente recusa o produto ou simplesmente não é encontrado no endereço. A mudança veio por meio de um ajuste publicado pelo Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz) e vale desde a publicação, em setembro. Quem não ajustar os processos corre o risco de gerar documentos fiscais que não batem com o que realmente aconteceu na entrega, o que pode causar dor de cabeça em fiscalizações.

O que muda na prática

Até então, situações de recusa e não localização do destinatário já vinham sendo tratadas por regras que foram alteradas mais de uma vez ao longo do ano. Agora, a norma detalha exatamente qual código e qual finalidade de nota fiscal usar em cada cenário: recusa total da mercadoria, recusa parcial e não localização do cliente no endereço informado. Além disso, o procedimento passa a ser diferente dependendo de quem recusa a mercadoria: um consumidor final que não é contribuinte do ICMS, ou uma empresa que é contribuinte do imposto.

Quando a mercadoria não é entregue, seja por recusa total ou porque o destinatário não foi encontrado, é você, como remetente, quem deve emitir uma nova nota fiscal de entrada para formalizar o retorno do produto e cancelar os efeitos da venda original. Essa nota precisa ser identificada como "Nota de crédito" e usar um código específico para indicar que o motivo foi recusa ou não localização. Ela também deve trazer os dados dos itens que voltaram, o imposto destacado quando for o caso, e a referência à nota fiscal original.

Já quando o cliente é um consumidor final, ou seja, não é contribuinte do ICMS, e aceita só parte da mercadoria enviada, a responsabilidade de emitir a nota referente aos itens recusados também é sua, como remetente. Nesse caso, muda apenas o código usado, que passa a indicar recusa parcial.

Quando o cliente é uma empresa

A mudança mais relevante está nas operações entre empresas. Se o seu cliente é contribuinte do ICMS e recebe apenas parte da mercadoria, recusando o restante, agora é ele, o destinatário, quem deve emitir a nota fiscal de saída referente aos produtos rejeitados, não mais o remetente original. Essa nota deve ter finalidade de "Nota de débito", usar o código específico para recusa parcial e mencionar a nota fiscal de saída original, além do destaque do imposto quando aplicável.

Essa inversão de responsabilidade, quando o cliente é empresa e recusa parte do pedido, exige atenção redobrada. Se o seu negócio compra insumos ou mercadorias de fornecedores e eventualmente recusa parte de uma entrega, agora é o seu setor fiscal que precisa emitir a documentação correta, e não esperar que o fornecedor resolva isso.

Como se preparar

A norma pede que as áreas fiscal, logística e faturamento estejam alinhadas, para que a mercadoria que efetivamente retornou ao estoque corresponda exatamente ao que está registrado nos documentos fiscais. Isso vale especialmente para empresas que vendem e distribuem mercadorias em grande volume, e também para transportadoras, que muitas vezes são quem constata a recusa ou a não localização do cliente na ponta da entrega.

Também é hora de conferir se o sistema de emissão de notas fiscais usado pela sua empresa já foi atualizado com os novos códigos de finalidade e de identificação das operações. Sem essa atualização, existe o risco de emitir documentos fiscais com informações incorretas, o que pode gerar inconsistências no controle de estoque e problemas em uma eventual fiscalização. Revisar esses fluxos agora evita retrabalho e reduz o risco de autuações relacionadas a divergências entre a mercadoria retornada e a nota fiscal emitida.