Fonte: Contadores CNT · Síntese editorial da GL Inteligência Contábil. Veja também o nosso guia de Trabalhista e Folha, atualizado a cada mudança de norma.
Se a sua empresa faz pagamentos a terceiros sem conseguir comprovar o motivo da operação, atenção: o Conselho Administrativo de Recursos Fiscais (Carf) acaba de consolidar um entendimento que pode pesar no bolso. A 1ª Turma da Câmara Superior do órgão aprovou uma súmula que trata do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) cobrado sobre pagamentos feitos sem justificativa clara, e o texto é desfavorável aos contribuintes.
O que diz a nova súmula
A regra confirma que não basta a empresa identificar quem recebeu o dinheiro para escapar da tributação mais pesada. É preciso também explicar e comprovar por que aquele pagamento foi feito. Sem essa comprovação, incide o IRRF de forma exclusiva na fonte, com alíquota majorada de 35%, prevista no artigo 61, parágrafo 1º, da Lei 8.981/1995.
Na prática, isso significa que saber "para quem" o dinheiro foi não é suficiente. O Fisco também quer saber "por quê". E, segundo a súmula, o ônus de provar essa causa é da empresa, não da Receita Federal.
Quem é afetado
Essa questão costuma aparecer em casos de pagamentos sem documentação adequada, despesas que a empresa não consegue justificar tecnicamente ou operações financeiras que não possuem lastro contratual claro. Empresas que mantêm registros contábeis incompletos ou que fazem pagamentos informais a fornecedores, prestadores ou terceiros correm risco maior de serem enquadradas nessa regra em uma eventual fiscalização.
O texto foi aprovado por unanimidade na retomada da votação, depois de ter sido retirado de pauta anteriormente para ajuste de redação. Isso reforça que o entendimento está consolidado entre os conselheiros e deve ser aplicado de forma recorrente em julgamentos futuros no Carf.
Como se preparar
A principal lição prática é simples: documentação é tudo. Toda vez que sua empresa realizar um pagamento, especialmente valores mais relevantes ou fora da rotina, é fundamental guardar contratos, notas, justificativas e qualquer evidência que explique a natureza daquela operação. Não basta ter o nome e os dados de quem recebeu o valor.
Vale reforçar esse cuidado com o setor financeiro e contábil da empresa, revisando processos internos de aprovação e registro de pagamentos. Quanto mais organizada estiver a documentação, menor o risco de a empresa ser autuada e ter que arcar com a alíquota majorada de 35% em uma eventual fiscalização.
A súmula passa a valer a partir da data de sua publicação no Diário Oficial da União. A partir desse momento, o entendimento se torna referência obrigatória para os julgamentos do Carf, o que reduz as chances de a empresa reverter autuações desse tipo recorrendo ao próprio conselho. Por isso, antecipar-se com boas práticas de documentação é o caminho mais seguro para evitar problemas futuros.
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