IBS e CBS: como ficam débito e crédito em devoluções e cancelamentos

Com a Reforma Tributária do consumo, devolver uma mercadoria ou cancelar uma venda deixou de ser uma questão resolvida apenas com a emissão de um novo documento fiscal. A regulamentação do IBS e da CBS criou regras específicas para recompor débitos e créditos quando uma operação é desfeita, e isso tem impacto direto na forma como sua empresa organiza a contabilidade, o financeiro e a área fiscal.

O que muda

A primeira mudança importante é conceitual: a nova regulamentação separa devolução de cancelamento. Devolução é quando o desfazimento acontece depois que a mercadoria ou serviço já foi entregue. Cancelamento é quando isso ocorre antes da entrega. Essa distinção não é só formal, porque cada situação pode exigir ajustes diferentes nos registros fiscais e contábeis.

Outro ponto central é que a alíquota usada na devolução ou no cancelamento não é a que está em vigor no momento em que a operação é desfeita, mas sim aquela que foi aplicada na operação original. O mesmo vale para a base de cálculo, que precisa corresponder exatamente à operação que está sendo revertida. Na prática, isso significa que sua empresa não pode tratar a devolução como se fosse uma venda nova e independente: ela precisa estar amarrada à operação que lhe deu origem.

Quem é afetado

Essa regra atinge diretamente empresas que compram e vendem mercadorias ou serviços sujeitos a devoluções e cancelamentos, especialmente aquelas com alto volume de operações, como comércio e indústria. O tratamento varia conforme o crédito gerado pela operação já tenha sido usado ou não pelo comprador.

Se o crédito ainda não foi apropriado, o ajuste é mais simples: estorna-se o crédito a apropriar. Se o crédito já foi registrado mas ainda não foi usado, ele é estornado. Mas se o crédito já tiver sido utilizado na apuração, a solução é diferente: gera-se um débito de valor equivalente, para neutralizar o efeito que já havia sido aproveitado. Do lado do fornecedor, o caminho também depende de como o débito da venda original foi quitado, podendo envolver desde o estorno simples até mecanismos como transferência de valores ou restabelecimento de crédito.

Um ponto que merece atenção redobrada é o caso de operações que passaram pelo split payment, o mecanismo em que parte do valor do imposto já é segregada e recolhida no momento do pagamento. Quando uma operação com split payment é devolvida ou cancelada, a regulamentação pode prever a transferência ao fornecedor do valor que já havia sido recolhido, desde que atendidas condições específicas. Isso aproxima ainda mais as áreas fiscal, contábil e financeira, porque o ajuste não pode ficar restrito a um único setor.

Como se preparar

Na prática, isso significa que sua empresa precisa ir além de emitir o documento fiscal de devolução ou cancelamento. É preciso verificar se houve apropriação de crédito, em que estágio esse crédito está, como o débito da operação original foi extinto e garantir que todos esses registros, estoque, contas a pagar e a receber, crédito apropriado e apuração tributária, fiquem coerentes entre si. Deixar o ajuste só no documento fiscal pode gerar saldos contábeis e tributários que não refletem mais a realidade da operação.

Os sistemas da empresa também precisam estar preparados para recuperar a alíquota e a base de cálculo da operação original, mesmo quando a devolução acontecer em outro período de apuração ou depois de uma mudança de alíquota. Isso exige rastreabilidade: o documento fiscal de origem, o documento de devolução, a movimentação de estoque e o crédito apropriado precisam estar conectados, principalmente em empresas com grande volume de transações ou devoluções parciais.

Diante dessas mudanças, vale revisar desde já os processos internos de devolução e cancelamento, capacitar as equipes fiscal e contábil sobre as novas regras e verificar se os sistemas utilizados pela empresa conseguem acompanhar esse nível de detalhamento. Contar com orientação contábil especializada pode evitar que inconsistências nesses ajustes se transformem em problemas fiscais mais adiante.