Contratação de fim de ano: quanto o funcionário custa além do salário

Com a chegada da Black Friday, do Natal e das férias escolares, é comum que o movimento aumente no comércio e nos serviços, levando muitas empresas a reforçar as equipes. Mas antes de anunciar uma vaga, é importante fazer uma conta que vai muito além do salário combinado com o candidato. Encargos como FGTS, contribuições previdenciárias patronais, 13º salário proporcional e férias proporcionais com adicional de um terço também entram na conta, e ignorá-los pode pesar no caixa justamente no período em que você espera vender mais.

O que entra no custo real da contratação

Pegue como exemplo uma contratação com salário de R$ 2 mil por mês, durante novembro e dezembro, com vínculo formal. Somando apenas os dois salários, o valor já seria de R$ 4 mil. Mas ao incluir as verbas proporcionais (13º e férias), esse total sobe para aproximadamente R$ 4.777,77, ainda antes de somar o FGTS e os demais encargos patronais aplicáveis ao seu negócio.

É importante entender que não existe um percentual fixo e universal que sirva para qualquer empresa calcular o custo total de um funcionário. O FGTS, em regra, corresponde a 8% da remuneração que compõe sua base de cálculo, mas as contribuições previdenciárias patronais e outros encargos variam conforme o enquadramento tributário da empresa, a atividade exercida e as características específicas da contratação. Por isso, antes de abrir a vaga, vale conversar com a contabilidade para entender qual é o custo real no seu caso.

Mesmo em contratos de curta duração, o 13º salário e as férias proporcionais continuam sendo direitos do trabalhador. A regra considera que cada mês trabalhado por pelo menos 15 dias conta para o cálculo dessas verbas. Assim, um funcionário contratado no início de novembro e que trabalha até o fim de dezembro pode ter direito a 2/12 do salário como 13º, além das férias proporcionais acrescidas de um terço na rescisão, conforme a modalidade de contrato.

Prazos que você precisa observar

Além de calcular corretamente o custo da contratação, é preciso ficar atento às datas de pagamento do 13º salário. Em 2026, a primeira parcela deve ser paga até 30 de novembro, e a segunda, até 18 de dezembro, já que o dia 20 cai em um domingo. Perder esses prazos pode gerar problemas trabalhistas além do impacto financeiro já previsto.

Também é essencial escolher corretamente a modalidade de contratação. Trabalho temporário e contrato por prazo determinado não são a mesma coisa nem podem ser usados de forma intercambiável. O trabalho temporário serve para substituir pessoal permanente ou atender a um aumento complementar de serviço, e é feito por meio de uma agência especializada, que cobra uma taxa à parte. Já o contrato por prazo determinado é firmado diretamente entre empresa e funcionário, desde que a situação se enquadre nas hipóteses previstas em lei. Chamar a vaga de "temporária" não dispensa a empresa de cumprir as obrigações trabalhistas corretas: a escolha do formato precisa respeitar os requisitos legais, e o contador pode ajudar a definir qual modelo é mais adequado para a sua operação.

Como se preparar antes de contratar

Antes mesmo de o novo funcionário começar a trabalhar, há uma série de providências que precisam ser organizadas: documentos admissionais, exigências de saúde ocupacional e o registro da admissão no eSocial, respeitando os prazos e eventos aplicáveis. Também é preciso conferir salário, jornada, função e duração do contrato, calcular corretamente a folha, o FGTS e as verbas proporcionais, e já deixar organizado o procedimento de desligamento para quando o contrato chegar ao fim.

Vale lembrar que o FGTS Digital utiliza justamente os dados declarados no eSocial para apurar os valores devidos, o que reforça a importância de enviar as informações corretas desde o início para evitar divergências na folha de pagamento e nos recolhimentos.

Na prática, o planejamento da contratação de fim de ano deve começar bem antes de a vaga ser aberta. Vale estimar o custo completo do contrato, avaliar por quanto tempo a vaga realmente é necessária e comparar o aumento esperado nas vendas com as despesas adicionais, incluindo treinamento, uniforme, equipamentos e eventuais horas extras. Com o apoio da contabilidade, é possível dimensionar a equipe de forma adequada, cumprir as obrigações trabalhistas e aproveitar o aumento da demanda sem que os custos extras comprometam o resultado das vendas.