13º salário e férias: quais dados o contador precisa pedir antes de dezembro

Se você é dono de empresa ou gestor, provavelmente pensa que dezembro só chega quando o calendário virar. Mas para o Departamento Pessoal do seu escritório de contabilidade, o fechamento do fim de ano começa muito antes, e depende diretamente de informações que só você tem. Adiantamento de 13º, férias, mudanças de jornada, contratações e desligamentos: tudo isso precisa ser levantado com antecedência para que os cálculos saiam certos e os prazos legais sejam cumpridos.

Deixar para avisar tudo em dezembro é um dos maiores riscos que uma empresa corre nessa época do ano. Isso porque a falta de informação a tempo pode gerar cálculos errados no 13º e nas férias, pagamentos fora do prazo e a necessidade de corrigir dados já enviados ao eSocial, o que gera trabalho extra e pode até resultar em multas. A boa notícia é que não existe uma data legal obrigatória para esse envio: o prazo é definido pelo próprio escritório de contabilidade, conforme sua organização interna. Ou seja, cabe a você seguir o cronograma que a contabilidade pedir.

O que o escritório vai te pedir

O primeiro ponto é sobre o 13º salário. Se algum funcionário recebeu adiantamento durante o ano, principalmente por ocasião das férias, isso precisa ser informado com precisão, incluindo valores, datas, e casos de admissão ou desligamento depois desse adiantamento. A segunda parcela do 13º deve ser paga até 20 de dezembro, já descontando o que foi antecipado, então qualquer erro nessa informação compromete o cálculo final.

Outro ponto de atenção são as parcelas variáveis, como comissões, horas extras, adicionais de insalubridade e periculosidade. Cada uma dessas verbas tem uma regra própria sobre como entra no cálculo do 13º, das férias e dos encargos trabalhistas, e isso depende da frequência com que é paga e das convenções coletivas aplicáveis. Vale lembrar que, para quem tem salário variável, o cálculo do 13º costuma ser revisado depois de fechado dezembro, com ajuste até 10 de janeiro.

Contratações, desligamentos e mudanças de cargo, salário ou jornada previstas para o fim do ano também precisam ser comunicadas antes de acontecerem. Isso porque impactam diretamente o cálculo do 13º, das férias e dos encargos, além de exigir atenção a prazos como aviso-prévio e estabilidade provisória. Quanto antes o escritório souber, menor a chance de erro no envio ao eSocial.

Férias e recesso exigem planejamento

Se a empresa pretende conceder férias coletivas, é preciso informar quais setores serão afetados e as datas, já que a comunicação ao órgão do Ministério do Trabalho e ao sindicato deve ocorrer com pelo menos 15 dias de antecedência. Microempresas e empresas de pequeno porte estão dispensadas de avisar o Ministério, mas isso não elimina outras obrigações previstas na CLT ou em acordo coletivo. Já nas férias individuais, o aviso ao empregado precisa ser feito por escrito com 30 dias de antecedência, e o pagamento deve sair até dois dias antes do início do descanso.

Também é fundamental avisar como a empresa vai funcionar entre o Natal e o Ano-Novo. Os dias 25 de dezembro e 1º de janeiro são feriados nacionais, mas 24 e 31 de dezembro não são, por determinação federal. Se você decidir dispensar os funcionários nesses dias, isso pode depender de norma coletiva ou de decisão interna, e o recesso dado pela empresa não deve ser descontado das férias sem uma base legal para isso. Situações como atestados médicos, afastamentos por doença e licenças que ainda não foram informados também merecem atenção, já que alteram o cálculo do 13º e das férias e podem gerar divergência no eSocial.

Como se preparar

Na prática, o recado é simples: quanto antes você enviar essas informações ao seu escritório de contabilidade, menor o risco de erro, atraso ou retrabalho no fechamento de dezembro. Vale conferir também se existe alguma cláusula de convenção coletiva que afete benefícios, trabalho em feriados ou gratificações de fim de ano específicas da sua categoria. Fique atento ao prazo que seu escritório contábil estabelecer e organize com antecedência quem vai sair de férias, quem recebeu adiantamento e como funcionará a operação da empresa entre o Natal e o Ano-Novo. Essa organização evita dor de cabeça tanto para você quanto para seus funcionários.