Livro Caixa do produtor rural: despesa entra pela data do pagamento

Se você produz ou administra uma propriedade rural e usa o Livro Caixa para apurar o Imposto de Renda, preste atenção a um esclarecimento importante da Receita Federal: as despesas precisam ser registradas na data em que foram pagas, e não na data em que a nota fiscal foi emitida. O entendimento está na Solução de Consulta Cosit nº 167, publicada em setembro, e resolve uma dúvida comum entre produtores e seus contadores.

O que muda

Na prática, muitos produtores rurais têm o hábito de lançar a despesa no Livro Caixa assim que recebem a nota fiscal da compra, mesmo que o pagamento só vá acontecer dias ou semanas depois. A Receita deixou claro que isso está incorreto: o que vale é a data em que o dinheiro efetivamente saiu do caixa. Essa regra existe porque a apuração do resultado da atividade rural segue o chamado regime de caixa, previsto na Lei nº 8.023/1990. Por esse regime, o resultado tributável é simplesmente a diferença entre o que você recebeu e o que pagou dentro do ano-base, sem considerar compromissos ainda não quitados.

A mesma lógica vale tanto para despesas de custeio do dia a dia quanto para investimentos feitos na propriedade. A Lei nº 9.250/1995 e a Instrução Normativa SRF nº 83/2001 reforçam esse ponto, determinando que o Livro Caixa deve refletir receitas recebidas e despesas pagas dentro do ano-calendário, não o que foi apenas contratado ou faturado.

Quem é afetado

A regra atinge todo produtor rural pessoa física que apura o resultado da atividade rural pelo Livro Caixa para fins de IRPF. Isso inclui tanto quem ainda escritura o livro em papel ou planilha quanto quem já usa o Livro Caixa Digital do Produtor Rural (LCDPR), que segue as mesmas regras de data de pagamento, respeitadas as condições específicas que tornam seu uso obrigatório.

Na prática, isso significa que se você comprou insumos em um mês mas só pagou o fornecedor no mês seguinte, ou mesmo no ano seguinte, a despesa só pode ser lançada no Livro Caixa quando o pagamento realmente ocorrer. Lançar a despesa na data errada pode distorcer o resultado tributável declarado e gerar problemas em uma eventual fiscalização.

Como se preparar

A solução de consulta também reforça um ponto que costuma pegar produtores desprevenidos: não basta guardar a nota fiscal, é preciso ter documentação que comprove quando o pagamento foi feito. Isso vale tanto para despesas quanto para receitas. Os documentos precisam identificar quem vendeu ou comprou, o valor da operação e a data exata em que ela aconteceu, e devem ficar guardados para apresentação caso o Fisco peça esclarecimentos.

Vale lembrar que o problema não é apenas teórico: um lançamento na data errada pode mudar o resultado apurado em determinado ano, afetando o imposto devido naquele período e também em anos seguintes, já que prejuízos da atividade rural podem ser compensados depois. Por isso, revisar a forma como as despesas vêm sendo escrituradas é um cuidado que vale a pena, especialmente se a propriedade compra muitos insumos a prazo.

Se você tem dúvidas sobre como ajustar a escrituração do Livro Caixa ou sobre a obrigatoriedade do LCDPR na sua propriedade, o ideal é conversar com seu contador para revisar os lançamentos recentes e evitar inconsistências que possam chamar atenção em uma fiscalização futura.