INSS Empresa: novo sistema exige certificado digital para consultar benefícios

Se você é empresário ou responsável pelo RH da sua empresa, precisa saber: o INSS colocou no ar uma nova plataforma chamada INSS Empresa, que substitui o antigo sistema Conadem. Por ela, você consulta informações sobre benefícios e afastamentos previdenciários dos seus funcionários. A grande mudança é que, para acessar, agora é obrigatório usar certificado digital.

O que muda

Antes, a consulta a benefícios como auxílio-doença era feita pelo Conadem. Agora, esse serviço foi substituído pelo INSS Empresa, prometido como mais simples e ágil de usar. A diferença mais importante no dia a dia é a forma de entrar no sistema: passa a ser exigido o certificado digital ICP-Brasil da empresa, não bastando mais login e senha comuns para o primeiro acesso.

O responsável pela empresa precisa entrar pela conta gov.br usando um certificado digital de pessoa jurídica, dos tipos A1 ou A3, emitido por uma Autoridade Certificadora credenciada pelo ITI. Um detalhe que merece atenção: certificados digitais em nuvem não são aceitos para esse acesso inicial. Se sua empresa só tem certificado em nuvem, vale verificar essa exigência antes de precisar usar o sistema com urgência.

Quem é afetado e como funciona o acesso de outras pessoas

Depois que o responsável pelo certificado digital da empresa faz o primeiro acesso, ele pode autorizar outros funcionários a usar a plataforma, como alguém do RH ou do setor financeiro. Essas pessoas autorizadas entram com seu próprio CPF e senha da conta gov.br, mas precisam ter nível de segurança prata ou ouro na conta gov.br para conseguir usar o sistema.

Isso cria uma estrutura de controle: a empresa decide quem pode consultar as informações previdenciárias dos trabalhadores, podendo cadastrar novos usuários, alterar permissões, cancelar acessos e ainda consultar o histórico de uso do sistema. Um ponto prático importante: a autorização de cada usuário fica vinculada à validade do certificado digital da empresa. Ou seja, se o certificado vencer, é preciso ficar atento para não perder o acesso.

Prazos e cuidados com os dados

A plataforma disponibiliza registros a partir de janeiro de 2019, e permite aplicar filtros e gerar relatórios com as informações dos benefícios vinculados aos trabalhadores da sua empresa. Não há um prazo específico de adesão informado, mas quem ainda usa o sistema antigo precisa migrar para o INSS Empresa, já que ele substitui o Conadem.

Vale reforçar um ponto de responsabilidade: por envolver dados pessoais e informações previdenciárias sensíveis dos trabalhadores, o acesso ao sistema está sujeito a regras de segurança e confidencialidade, incluindo orientações do próprio INSS sobre proteção de dados e LGPD. No primeiro acesso, a empresa precisa aceitar um Termo de Responsabilidade, assumindo o compromisso de usar as informações apenas para as finalidades previstas em lei.

Como se preparar

Se sua empresa ainda não tem certificado digital de pessoa jurídica do tipo A1 ou A3, esse é o momento de providenciar, já que sem ele não é possível fazer o primeiro acesso ao INSS Empresa. Verifique também se o responsável pelo certificado sabe que pode e deve autorizar outros colaboradores, organizando desde já quem vai precisar desse acesso no RH ou no financeiro.

Vale também conferir o nível de segurança da conta gov.br de quem vai usar o sistema no dia a dia, garantindo que esteja em prata ou ouro. Organizar isso com antecedência evita contratempos na hora de consultar um afastamento ou benefício de um funcionário, situação em que a agilidade costuma ser importante para a empresa.