IA agêntica para viagens corporativas: o que isso muda na gestão de despesas

Se a sua empresa ainda perde tempo conferindo recibos de viagem um por um ou brigando com planilhas de reembolso, vale conhecer uma mudança que já está em curso no mercado. A VOLL, plataforma de gestão de viagens e despesas corporativas, passou a usar o que chama de IA agêntica, uma inteligência artificial que não só sugere, mas executa tarefas sozinha, para automatizar praticamente todo o processo de viagem a trabalho, da reserva até a prestação de contas.

O que muda na prática

Pelo aplicativo, o funcionário pode reservar passagem aérea, hotel, ônibus, carro e corridas por aplicativo, além de pagar despesas com Pix ou cartão emitidos pelo próprio app. O ponto central é que tudo isso já nasce dentro das regras definidas pela empresa, como teto de diária ou limite de gasto com alimentação. Ou seja, o controle que hoje depende de aprovação manual ou de revisão posterior passa a ser aplicado automaticamente no momento da compra.

Nos bastidores, agentes de inteligência artificial conferem os recibos e transações e entram em contato com o viajante quando algo foge do combinado. Segundo a empresa, essa checagem cobre 100% dos pagamentos, uma tarefa que seria inviável fazer manualmente em operações com centenas de milhares de transações por mês. Para você, gestor, isso significa menos retrabalho da área financeira e menos risco de gastos fora da política passarem despercebidos.

A IA também entra na experiência do viajante. Um pedido por áudio é suficiente para o sistema sugerir datas de um roteiro por vários países ou indicar onde se hospedar numa cidade desconhecida. O aplicativo acompanha voos, antecipa atrasos e já oferece alternativas antes mesmo de o passageiro precisar ligar para o suporte, além de aprender os hábitos de cada usuário para fazer sugestões mais precisas nas próximas viagens.

Quem é afetado

A ferramenta se aplica a empresas de qualquer porte que lidam com viagens corporativas frequentes, de equipes comerciais a executivos que viajam a trabalho. Entre os clientes da VOLL estão grandes instituições financeiras e empresas líderes em diversos setores, segundo a companhia. Para o departamento financeiro, o principal ganho está no controle do custo total de cada viagem: como a plataforma registra toda a jornada, de casa ao hotel, fica mais fácil calcular quanto cada deslocamento realmente custou à empresa.

Outro ponto relevante para quem decide contratar esse tipo de serviço é a segurança dos dados. A empresa afirma não usar informações dos clientes para treinar seus modelos de inteligência artificial e possui certificação ISO 27001, referência internacional em gestão de segurança da informação. Há ainda uma equipe de atendimento disponível 24 horas para lidar com situações críticas, incluindo assistência em casos de desastres naturais durante uma viagem.

Como se preparar

Se a sua empresa já usa algum sistema de gestão de viagens, vale avaliar se ele oferece esse nível de automação na conferência de despesas e aplicação de políticas internas. A nova versão do aplicativo da VOLL, lançada em setembro, foi construída com IA agêntica desde a concepção, e não como uma camada adicionada depois, segundo o CEO da empresa. Isso indica uma tendência: fornecedores de gestão corporativa devem seguir incorporando inteligência artificial como parte estrutural do produto, não apenas como recurso extra.

Na prática, o caminho para quem administra despesas corporativas é observar se as ferramentas usadas pela empresa já automatizam a conferência de recibos, aplicam limites de gasto automaticamente e consolidam o custo real de cada viagem. Esses três pontos tendem a se tornar padrão no mercado e podem representar economia de tempo e redução de erros para o setor financeiro.