Estrutura do home office e teletrabalho: dever da empresa ou do empregado?

Com o home office e o teletrabalho consolidados na rotina de muitas empresas brasileiras, uma pergunta ainda gera dúvida entre gestores e departamentos de recursos humanos: quem deve arcar com os custos da estrutura necessária para o trabalho remoto, como computador, internet, energia elétrica e outros itens do dia a dia? A advogada Camila Cruz, especialista em eSocial e LGPD, tratou do tema em vídeo recente, explicando o que a legislação prevê sobre o assunto e quais cuidados empresas e empregados precisam tomar para evitar problemas trabalhistas.

O ponto central é simples de entender, mas frequentemente ignorado na prática: a responsabilidade por esses custos não é automática nem óbvia. Ela depende de como a empresa organiza a relação de trabalho remoto desde o início, e da clareza com que define, formalmente, quem paga por cada item da estrutura usada pelo colaborador em casa.

Quem paga o quê no home office

Para o empresário, a mensagem prática é: não existe uma regra única e automática que obrigue a empresa a pagar tudo, nem que transfira toda a responsabilidade para o empregado. O que existe é a necessidade de as partes, empresa e trabalhador, deixarem claro, de forma documentada, como ficam esses custos. Isso vale tanto para equipamentos, como computador e cadeira, quanto para despesas recorrentes, como internet e energia elétrica usadas durante o expediente.

Na prática, isso significa que empresas que simplesmente colocaram funcionários em regime remoto sem formalizar essas questões estão mais expostas a discussões futuras. Sem uma definição clara, cada lado pode entender a situação de um jeito diferente, e é justamente essa falta de alinhamento que costuma virar motivo de reclamação trabalhista.

Onde nascem os conflitos trabalhistas

Os atritos em torno da estrutura do home office geralmente surgem quando o colaborador entende que está assumindo custos que deveriam ser da empresa, ou quando a empresa acredita que já cumpriu sua parte, mas não tem nada registrado que comprove isso. Esse tipo de divergência pode aparecer durante o contrato de trabalho, mas também depois, em uma eventual rescisão, quando o ex-funcionário questiona valores que considera devidos e não recebidos.

Para o empresário, o risco não é apenas o custo direto de eventual reembolso. É também o desgaste com processos trabalhistas, o tempo gasto com defesa jurídica e o impacto reputacional que discussões desse tipo podem gerar, especialmente em empresas com muitos colaboradores em regime remoto ou híbrido.

Como se preparar

O caminho indicado para reduzir esse risco passa por formalização. Contratos de trabalho, aditivos contratuais ou políticas internas de home office devem detalhar, de forma objetiva, quais itens são fornecidos ou reembolsados pela empresa e quais ficam a cargo do empregado. Quanto mais claro esse documento, menor a margem para interpretações diferentes no futuro.

Também é recomendável que a empresa revise periodicamente essas políticas, principalmente se o modelo de trabalho remoto mudar ao longo do tempo, seja pela ampliação do número de colaboradores nesse regime, seja pela inclusão de novos itens de estrutura, como softwares, equipamentos adicionais ou mesmo o custo proporcional de contas domésticas usadas para fins profissionais.

Para o gestor que ainda não formalizou essas regras na sua empresa, o momento de agir é agora, antes que uma dúvida individual se transforme em um passivo trabalhista. Contar com orientação jurídica e contábil especializada ajuda a construir políticas de home office que protejam tanto a empresa quanto o colaborador, evitando surpresas desagradáveis e garantindo mais segurança para as duas partes na relação de trabalho remoto.