Fonte: Contábeis · Síntese editorial da GL Inteligência Contábil.
Se você sente que sobra pouco tempo para pensar em vendas, atendimento ou planejamento porque o dia é tomado por pagamentos, prestação de contas e controle de despesas, não é impressão sua. Um levantamento da fintech Conta Simples mostra que pequenas e médias empresas brasileiras dedicam, em média, 21 horas por semana a esse tipo de tarefa administrativa. Multiplicado pelo universo de cerca de 4,5 milhões de pequenas e médias empresas formais no país, o resultado é de aproximadamente 97 milhões de horas semanais consumidas por burocracia interna, tempo que deixa de ser usado para fazer o negócio crescer.
Esse desgaste é parte do que especialistas chamam de Custo Brasil, geralmente associado a tributos, infraestrutura precária e excesso de regras. Mas existe uma fatia desse custo que nasce dentro da própria empresa, na forma como os processos são organizados. Segundo Fabiano Carvalho, especialista em transformação digital e CEO da Ikhon, esse tipo de prejuízo raramente aparece como um item isolado no orçamento, porque fica escondido em hora extra, retrabalho e tarefas duplicadas.
O que está por trás da perda de tempo
O levantamento aponta que 39% das micro, pequenas e médias empresas ainda controlam despesas corporativas por meios manuais, como cadernos e planilhas pouco organizadas. Esse tipo de controle fragmentado aumenta a chance de erros e obriga a retrabalho, já que informações precisam ser conferidas e corrigidas depois.
O problema não é exclusivo de negócios pequenos. Em empresas maiores, a ineficiência aparece de outra forma: funcionários alimentando sistemas diferentes com os mesmos dados, aprovações feitas por e-mail em vez de fluxos automatizados, controles paralelos e etapas que exigem intervenção manual mesmo quando a informação já está disponível em outra ferramenta da empresa.
Carvalho destaca um sinal que costuma aparecer antes de qualquer diagnóstico mais formal: a necessidade de digitar a mesma informação mais de uma vez, em sistemas ou planilhas diferentes, para resolver o mesmo assunto. Quando isso acontece com frequência, é sinal de que processos que deveriam estar concentrados em um único lugar estão espalhados, gerando trabalho duplicado.
Por que pesa mais nas empresas pequenas
Nos negócios menores, o efeito da burocracia costuma ser maior porque uma única pessoa, muitas vezes o próprio dono, acumula funções como vendas, compras, atendimento, contratação, pagamentos e planejamento. Nesse cenário, as 21 horas semanais dedicadas à gestão de despesas representam uma fatia relevante da semana de trabalho de quem já tem a agenda disputada entre várias frentes.
Como identificar e reduzir o desperdício
Carvalho sugere que as empresas acompanhem alguns indicadores simples para enxergar onde está o desperdício: o tempo médio para executar cada processo, a taxa de retrabalho e o uso de ferramentas paralelas às plataformas oficiais da empresa, como planilhas criadas "por fora" para suprir o que o sistema principal não entrega.
Vale lembrar que digitalizar processos não substitui a necessidade de gestão. Adotar novas ferramentas só funciona se, junto com elas, vier a capacidade de interpretar os dados gerados, acompanhar indicadores e tomar decisões com base nessas informações. De nada adianta automatizar se ninguém olha para os números produzidos.
Para decidir por onde começar, Carvalho recomenda avaliar quatro critérios em cada processo: volume de repetições, custo envolvido, risco de erro e impacto no negócio ou na experiência de quem usa. Tarefas muito repetitivas tendem a trazer retorno rápido quando automatizadas, enquanto processos com maior risco de erro ou problemas de conformidade merecem prioridade. A recomendação prática é começar pelas mudanças de alto impacto e baixa complexidade, que trazem resultado rápido e ajudam a justificar os passos seguintes.
Na prática, o primeiro movimento é olhar para dentro do próprio negócio e perguntar: quais tarefas se repetem toda semana, exigem digitar a mesma informação mais de uma vez ou dependem de planilhas paralelas? Mapear essas respostas já é um passo concreto para recuperar horas que hoje são perdidas com burocracia e podem voltar a ser investidas em vendas, atendimento e planejamento.
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